Die Urlaubsverwaltung bietet Vorgesetzten mehr als das Genehmigen von Anträgen: Sie sehen pro Mitarbeiter eine Urlaubsstatistik mit Resturlaub und Übertrag, planen mit der grafischen Jahresübersicht und versenden E-Mail-Bescheide zu genehmigten oder abgelehnten Anträgen.
Berechtigungen
Die hier beschriebenen Funktionen sehen nur Nutzer mit der Berechtigung Alle Urlaube sehen (VIEW_ALL_VACATION) – Administratoren immer. Zum Genehmigen ist zusätzlich Urlaub genehmigen (APPROVE_VACATION) nötig, zum Löschen von Anträgen Urlaub ändern (CHANGE_VACATION).
Urlaubsstatistik eines Mitarbeiters abrufen
Urlaubsverwaltung öffnen
Navigieren Sie zu Urlaubsverwaltung in der Hauptnavigation und bleiben Sie im Reiter Anträge.
Mitarbeiter auswählen
Tippen Sie den Namen in das Suchfeld Mitarbeiter suchen... in der Filterleiste ein und wählen Sie die Person aus.
Kennzahlen lesen
Über der Tabelle erscheinen vier Karten: Verfügbar, Genommen, Geplant und Resturlaub.
Jahr wechseln
Mit den Pfeiltasten neben der Jahreszahl blättern Sie in Vorjahr oder Folgejahr – praktisch für die Planung des kommenden Jahres.
Die vier Kennzahlen erklärt
- Verfügbar – der gesamte Anspruch des Jahres: Jahresurlaubstage aus dem Mitarbeiterprofil plus Übertrag (Resturlaub aus dem Vorjahr).
- Genommen – genehmigte Urlaubstage, die bereits in der Vergangenheit liegen.
- Geplant – genehmigte Tage in der Zukunft plus alle noch offenen Anträge.
- Resturlaub – Verfügbar minus Genommen minus Geplant.
Arbeitstage statt Kalendertage
Die Spalte Tage zählt nur echte Arbeitstage – Wochenenden und Feiertage werden vom System automatisch herausgerechnet. Beim Bearbeiten eines Antrags können Sie die Tagesanzahl über das Feld Arbeitstage (manuell) überschreiben. Das System warnt Sie dann, auch die zugehörigen Einträge in der Arbeitszeit-Ansicht zu prüfen.
Jahresübersicht: alle Abwesenheiten auf einen Blick
Schalten Sie oben rechts von Anträge auf Jahresübersicht um. Sie sehen eine Zeitleiste über das ganze Jahr, in der jeder Mitarbeiter eine Zeile hat – gruppiert nach Filiale (Mitarbeiter ohne Zuordnung erscheinen unter "Ohne Standort").
- Farben (Legende unten): Grün = genehmigter Urlaub, Gold = offener Antrag, Rot = Krankheit, Bordeaux = Sonderurlaub. Eine senkrechte Linie markiert Heute.
- Details per Mauszeiger: Fahren Sie über einen Balken – ein Fenster zeigt Zeitraum, Tagesanzahl und Kommentar.
- Direkt handeln: Im Detailfenster stehen die Buttons Bearbeiten, Genehmigen und Ablehnen (bei offenen Anträgen) bereit.
- Abgelehnte Anträge werden in der Jahresübersicht nicht angezeigt.
E-Mail-Bescheid an den Mitarbeiter senden
Entschiedenen Antrag wählen
Das Brief-Symbol erscheint in der Spalte Aktionen nur bei Anträgen mit Status Genehmigt oder Abgelehnt.
Vorschau prüfen
Es öffnet sich eine Vorschau mit Empfänger, Betreff, Zeitraum, Status und dem kompletten E-Mail-Text.
Versenden
Klicken Sie auf E-Mail senden. Nach dem Versand erscheint die Bestätigung "E-Mail erfolgreich versendet".
Häufige Fragen
Warum sehe ich den Reiter Jahresübersicht nicht?
Der Umschalter erscheint nur mit der Berechtigung Alle Urlaube sehen. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen nur ihre eigenen Anträge.
Woher kommt der Übertrag aus dem Vorjahr?
Für das aktuelle Jahr wird der im Mitarbeiterprofil hinterlegte Resturlaub des Vorjahres verwendet. Blättern Sie in ein zukünftiges Jahr, berechnet das System den Übertrag automatisch aus dem voraussichtlichen Resturlaub (negativer Rest wird nicht übertragen).
Zählt Sonderurlaub gegen den Resturlaub?
Nein. Sonderurlaub wird separat ausgewiesen und mindert den Resturlaub nicht. Beim Antrag wählen Sie die Art unter Art der Abwesenheit.
Kann ich die Antragsliste sortieren und eingrenzen?
Ja. Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Zeitraum sortiert auf- bzw. absteigend. Zusätzlich filtern Sie nach Status, Von-/Bis-Datum, Monat und Filiale.
Was bedeutet der goldene Hinweis "Überschneidung"?
Andere Mitarbeiter haben im selben Zeitraum einen offenen oder genehmigten Antrag. Bei mehreren Überschneidungen zeigt der Mauszeiger auf dem Hinweis alle betroffenen Namen an.
Löschen ist endgültig
Das Löschen eines Antrags (Papierkorb-Symbol, nur mit Berechtigung Urlaub ändern) muss bestätigt werden und kann nicht rückgängig gemacht werden.