In den WaWi-Einstellungen verbinden Sie die Warenwirtschaft mit Ihrem Dokumentenmanagement Paperless-ngx, richten die KI-gestützte Rechnungserkennung ein und legen fest, welche Gründe bei Bestandskorrekturen zur Auswahl stehen. Diesen Bereich sehen nur Administratoren.
Was stellen Sie hier ein?
- Paperless-ngx Anbindung – automatischer Import von Lieferantenrechnungen
- Gemini AI (Rechnungserkennung) – KI liest Lieferant, Artikel und Preise aus der Rechnung
- Bestandskorrektur-Gründe – die Auswahlliste bei jeder Bestandskorrektur
- Abzugs-Gründe – welche Gründe den Bestand reduzieren statt erhöhen
Einstellungen vornehmen
Einstellungen öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Warenwirtschaft (Untertitel: „Paperless & KI-Anbindung").
Paperless-ngx verbinden
Tragen Sie die Paperless URL Ihrer Instanz ein (z. B. https://paperless.ihre-domain.de) sowie den API Token. Den Token finden Sie in Paperless unter Einstellungen → Token verwalten.
Tag-IDs hinterlegen
Die WaWi Tag-ID kennzeichnet Dokumente, die verarbeitet werden sollen, die Verarbeitet Tag-ID markiert fertig verarbeitete Rechnungen. Beide IDs entnehmen Sie Ihrer Paperless-Tag-Verwaltung.
Gemini AI einrichten
Hinterlegen Sie einen Gemini API Key (über den Link „API Key erstellen (Google AI Studio)" direkt erreichbar) und wählen Sie ein Gemini Modell. Empfohlen ist Gemini 2.0 Flash; präzisere oder schnellere Varianten stehen zur Auswahl.
Korrektur-Gründe pflegen
Tragen Sie unter Bestandskorrektur-Gründe einen Grund pro Zeile ein (Standard: Inventur, Schwund, Bruch, Korrektur, Verkauf, Muster). Diese Liste erscheint als Auswahl bei jeder Bestandskorrektur.
Speichern
Klicken Sie unten auf Einstellungen speichern. Nach dem Speichern erscheint kurz die Bestätigung „Gespeichert!".
Abzugs-Gründe verstehen
Im Feld Abzugs-Gründe legen Sie fest, welche Gründe beim Buchen zu einer Bestandsreduzierung führen statt zu einer Erhöhung – zum Beispiel Bruch, Schwund, Verbrauch oder Muster. Wichtig: Jeder Abzugs-Grund muss auch in der Liste der Bestandskorrektur-Gründe stehen. Beim Bulkbuchen zeigt das System bei einem Abzugs-Grund automatisch „Abzug (−)" statt „Neue Menge" an.
So nutzen Sie den Rechnungsimport
Ist die Anbindung eingerichtet, importieren Sie Rechnungen unter Warenwirtschaft → Bestellungen über den Button Rechnung importieren: Dokument in Paperless öffnen, die Dokument-ID aus der URL kopieren, in das Feld „Paperless Dokument-ID" einfügen und den Ziel-Standort wählen. Nach erfolgreichem Import sehen Sie den erkannten Lieferanten, die Anzahl importierter Artikel und die Quelle der Erkennung: ZUGFeRD/XRechnung (Daten direkt aus der elektronischen Rechnung) oder Gemini AI (KI-Analyse des Dokuments).
Hinweis zur Berechtigung
Die WaWi-Einstellungen können ausschließlich Administratoren öffnen und ändern. Für die Warenwirtschaft selbst benötigen Mitarbeiter die Berechtigung Warenwirtschaft ansehen (VIEW_WAWI) – Administratoren haben immer Zugriff.
Häufige Fragen
Brauche ich zwingend einen Gemini API Key?
Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden direkt aus den eingebetteten Rechnungsdaten gelesen. Für alle anderen Rechnungen (z. B. reine PDF-Scans) übernimmt Gemini AI die Erkennung – dafür ist der API Key erforderlich.
Was tue ich, wenn der Import fehlschlägt?
Das Importfenster zeigt die Fehlermeldung an und bietet Erneut versuchen. Prüfen Sie Paperless-URL, API Token und ob die Dokument-ID korrekt aus der URL kopiert wurde.
Welches Gemini-Modell soll ich wählen?
Für den Alltag ist das als „empfohlen" markierte schnelle Modell die beste Wahl. Bei komplexen oder schlecht lesbaren Rechnungen kann ein „Pro"-Modell genauere Ergebnisse liefern, arbeitet aber langsamer.
Wo wirken sich die Korrektur-Gründe aus?
Überall dort, wo Bestand korrigiert wird: im Dialog „Bestand korrigieren" im Lagerbestand sowie beim Bulkbuchen und bei der Inventur. Der gewählte Grund wird im Änderungsverlauf jedes Produkts protokolliert.