In den WaWi-Einstellungen verbinden Sie die Warenwirtschaft mit Ihrem Dokumentenmanagement Paperless-ngx, richten die KI-gestützte Rechnungserkennung ein und legen fest, welche Gründe bei Bestandskorrekturen zur Auswahl stehen. Diesen Bereich sehen nur Administratoren.
Was stellen Sie hier ein?
- Paperless-ngx Anbindung – automatischer Import von Lieferantenrechnungen
- Gemini AI (Rechnungserkennung) – KI liest Lieferant, Artikel und Preise aus der Rechnung
- Bestandskorrektur-Gründe – die Auswahlliste bei jeder Bestandskorrektur
- Abzugs-Gründe – welche Gründe den Bestand reduzieren statt erhöhen
- Wareneingang: Stichprobe oder 100%-Scan – wie streng der Wareneingang vor dem Buchen geprüft werden muss
Einstellungen vornehmen
Einstellungen öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Warenwirtschaft (Untertitel: „Paperless & KI-Anbindung").
Paperless-ngx verbinden
Tragen Sie die Paperless URL Ihrer Instanz ein (z. B. https://paperless.ihre-domain.de) sowie den API Token. Den Token finden Sie in Paperless unter Einstellungen → Token verwalten.
Tag-IDs hinterlegen
Die WaWi Tag-ID kennzeichnet Dokumente, die verarbeitet werden sollen, die Verarbeitet Tag-ID markiert fertig verarbeitete Rechnungen. Beide IDs entnehmen Sie Ihrer Paperless-Tag-Verwaltung.
Gemini AI einrichten
Hinterlegen Sie einen Gemini API Key (über den Link „API Key erstellen (Google AI Studio)" direkt erreichbar) und wählen Sie ein Gemini Modell. Empfohlen ist Gemini 2.0 Flash; präzisere oder schnellere Varianten stehen zur Auswahl.
Korrektur-Gründe pflegen
Tragen Sie unter Bestandskorrektur-Gründe einen Grund pro Zeile ein (Standard: Inventur, Schwund, Bruch, Korrektur, Verkauf, Muster). Diese Liste erscheint als Auswahl bei jeder Bestandskorrektur.
Speichern
Klicken Sie unten auf Einstellungen speichern. Nach dem Speichern erscheint kurz die Bestätigung „Gespeichert!".
Abzugs-Gründe verstehen
Im Feld Abzugs-Gründe legen Sie fest, welche Gründe beim Buchen zu einer Bestandsreduzierung führen statt zu einer Erhöhung – zum Beispiel Bruch, Schwund, Verbrauch oder Muster. Wichtig: Jeder Abzugs-Grund muss auch in der Liste der Bestandskorrektur-Gründe stehen. Beim Bulkbuchen zeigt das System bei einem Abzugs-Grund automatisch „Abzug (−)" statt „Neue Menge" an.
Wareneingang: Stichprobe oder 100%-Scan einstellen
Im Bereich „Wareneingang: Stichprobe oder 100%-Scan" legen Sie fest, wie streng eine Bestellung geprüft werden muss, bevor sie ins Lager gebucht werden kann (Details zum Ablauf im Artikel Wareneingang mit Barcode-Scanner):
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Prüfmodus: Stichprobe oder 100% scannen
Im Modus Stichprobe muss nur ein Teil der Positionen verifiziert werden (siehe unten). Im Modus 100% scannen muss jede einzelne Position einer Bestellung gescannt bzw. bestätigt werden, bevor gebucht werden kann.
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Mindestanzahl und Prozentsatz (nur im Stichproben-Modus)
Ausgelost wird der jeweils größere Wert aus Mindestanzahl und Prozentsatz. Bei den Standardwerten (5 / 10%) und einer Bestellung mit 30 Positionen werden also 5 Artikel geprüft (10% von 30 wären nur 3); bei 100 Positionen dagegen 10 Artikel (10% von 100).
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Zweitfreigabe ab Abweichung
Weicht die gezählte Menge einer Position um mindestens so viel Prozent von der Soll-Menge ab, muss vor dem Buchen eine zweite Person (nicht die verifizierende Person selbst) die Abweichung freigeben – ein zusätzliches Vier-Augen-Prinzip bei größeren Differenzen.
Foto-Beleg bei jeder Abweichung Pflicht
Unabhängig von der Zweitfreigabe-Schwelle gilt: Weicht die gezählte Menge einer geprüften Position von der Soll-Menge ab, ist vor dem Buchen ein Foto als Beleg Pflicht (z. B. vom beschädigten Karton). Das lässt sich bequem vom Handy aus nachholen, auch wenn die Bestellung ursprünglich am PC angelegt wurde.
So nutzen Sie den Rechnungsimport
Ist die Anbindung eingerichtet, importieren Sie Rechnungen unter Warenwirtschaft → Bestellungen über den Button Rechnung importieren: Dokument in Paperless öffnen, die Dokument-ID aus der URL kopieren, in das Feld „Paperless Dokument-ID" einfügen und den Ziel-Standort wählen. Nach erfolgreichem Import sehen Sie den erkannten Lieferanten, die Anzahl importierter Artikel und die Quelle der Erkennung: ZUGFeRD/XRechnung (Daten direkt aus der elektronischen Rechnung) oder Gemini AI (KI-Analyse des Dokuments).
Hinweis zur Berechtigung
Die WaWi-Einstellungen können ausschließlich Administratoren öffnen und ändern. Für die Warenwirtschaft selbst benötigen Mitarbeiter die Berechtigung Warenwirtschaft ansehen (VIEW_WAWI) – Administratoren haben immer Zugriff.
Häufige Fragen
Brauche ich zwingend einen Gemini API Key?
Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden direkt aus den eingebetteten Rechnungsdaten gelesen. Für alle anderen Rechnungen (z. B. reine PDF-Scans) übernimmt Gemini AI die Erkennung – dafür ist der API Key erforderlich.
Was tue ich, wenn der Import fehlschlägt?
Das Importfenster zeigt die Fehlermeldung an und bietet Erneut versuchen. Prüfen Sie Paperless-URL, API Token und ob die Dokument-ID korrekt aus der URL kopiert wurde.
Welches Gemini-Modell soll ich wählen?
Für den Alltag ist das als „empfohlen" markierte schnelle Modell die beste Wahl. Bei komplexen oder schlecht lesbaren Rechnungen kann ein „Pro"-Modell genauere Ergebnisse liefern, arbeitet aber langsamer.
Wo wirken sich die Korrektur-Gründe aus?
Überall dort, wo Bestand korrigiert wird: im Dialog „Bestand korrigieren" im Lagerbestand sowie beim Bulkbuchen und bei der Inventur. Der gewählte Grund wird im Änderungsverlauf jedes Produkts protokolliert.
Wirkt sich eine Änderung des Prüfmodus auf laufende Bestellungen aus?
Bereits ausgeloste Stichproben bleiben bestehen. Für eine bereits geöffnete Bestellung übernehmen Sie eine geänderte Einstellung, indem Sie im Bestelldetail auf „Neu auslosen" klicken – danach gilt der aktuell gespeicherte Modus.