Wer die Arbeitszeit digital erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter – nicht nur Kommen und Gehen, sondern auch IP-Adressen beim Stempeln, die Filial-Zuordnung jedes Stempelvorgangs und (falls aktiviert) das Stempel-Foto. Dafür verlangt die DSGVO zwei Dinge: eine Datenschutzinformation für die Beschäftigten (Art. 13 DSGVO) und eine dokumentierte Unterweisung mit Kenntnisnahme. Beide Vorlagen gibt es hier fertig zum Download – bereits zugeschnitten auf die Zeiterfassung mit PersonalCockpit.
Wichtiger Hinweis
Die Vorlagen sind eine fundierte Arbeitsgrundlage, aber keine Rechtsberatung. Ergänzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern (Unternehmensname, Kontakt, Aufsichtsbehörde, Log-Fristen) und lassen Sie die Dokumente vor dem Einsatz von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt prüfen.
Die beiden Vorlagen
1. Datenschutzinformation (Art. 13 DSGVO)
Das Informationsblatt für Ihre Beschäftigten. Es erklärt vollständig und in verständlicher Sprache, welche Daten die Zeiterfassung verarbeitet und warum:
- Stempel-Ereignisse (Kommen/Gehen/Pausen, QR oder manuell)
- Standort-Zuordnung des Stempelvorgangs (Filiale – kein GPS)
- IP-Adresse beim Stempeln (Manipulationsschutz)
- Stempel-Foto, falls die Foto-Bestätigung aktiviert ist (automatische Löschung nach 60 Tagen)
- Arbeitszeitkonto, ArbZG-Pausen-Auswertung, Anwesenheits-Anzeige
- Änderungs-Protokoll, Anmelde-/Gerätedaten, digitale Unterschriften
Datenschutzinformation Zeiterfassung (PDF)
2. Unterweisung & Kenntnisnahme
Das Formular für die eigentliche Unterweisung: die wichtigsten Regeln in Stichpunkten (nur mit dem eigenen Profil stempeln, Korrekturen per Antrag, Pausen-Pflicht, wer welche Daten sieht) plus Bestätigungstext und Unterschriftsfelder für Beschäftigte und Unterweisende.
Unterweisung & Kenntnisnahme (PDF)
So setzen Sie die Unterweisung um
- Anpassen: Beide PDFs herunterladen und die Platzhalter in eckigen Klammern ausfüllen (Unternehmensname, Anschrift, Datenschutz-Kontakt, zuständige Aufsichtsbehörde, Aufbewahrungsfrist der technischen Protokolle).
- Prüfen lassen: Einmal vom Datenschutzbeauftragten bzw. Anwalt gegenlesen lassen.
- Digital verteilen: Beide Dokumente in PersonalCockpit unter Dokumente hochladen und den Mitarbeitern zuweisen – mit der digitalen Unterschrift bestätigt jede/r Beschäftigte die Kenntnisnahme direkt in der App. Wer wann unterschrieben hat, ist damit revisionssicher dokumentiert. Alternativ klassisch auf Papier unterschreiben lassen und in der Personalakte ablegen.
- Neue Mitarbeiter: Die Unterweisung gehört ins Onboarding – am besten zusammen mit den Zugangsdaten für die App aushändigen.
- Bei Änderungen wiederholen: Wenn Sie z. B. die Foto-Bestätigung beim Stempeln neu aktivieren, müssen die Beschäftigten erneut informiert werden.
Warum das wichtig ist
Die Zeiterfassung stützt sich auf gesetzliche Pflichten (§ 16 ArbZG, § 26 BDSG) – eine Einwilligung der Mitarbeiter ist dafür nicht nötig. Aber die Information der Beschäftigten ist Pflicht, und der Nachweis der Unterweisung schützt Sie bei Kontrollen der Aufsichtsbehörde und bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten (z. B. wenn jemand für Kollegen gestempelt hat).