Paperless-ngx ist ein Dokumentenmanagement-System, in dem Sie Belege, Rechnungen und Post digital archivieren. Sobald Sie es mit PersonalCockpit verbinden, stehen Ihnen das Papierlose Büro, der Rechnungsimport in die Warenwirtschaft und die Zahlungsübersicht zur Verfügung. Für die Verbindung benötigen Sie nur zwei Angaben: die Adresse (URL) Ihrer Paperless-Instanz und einen API-Token.
Wer kann das einrichten?
Den Einstellungsbereich Warenwirtschaft sehen nur Administratoren. Alternativ finden Administratoren dieselben Felder unter Einstellungen im Bereich API-Schlüssel, Gruppe „Dokumente (Paperless)".
Verbindung einrichten
API-Token in Paperless erstellen
Melden Sie sich in Ihrer Paperless-ngx Instanz an und öffnen Sie dort Einstellungen → Token verwalten. Erstellen Sie einen Token und kopieren Sie ihn – er ist der „Schlüssel", mit dem PersonalCockpit auf Ihre Dokumente zugreift.
Einstellungen in PersonalCockpit öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie in der Gruppe Finanzen & Module den Punkt Warenwirtschaft (Beschreibung: „Paperless & KI-Anbindung"). Dort finden Sie die Karte Paperless-ngx Anbindung.
URL eintragen
Geben Sie im Feld Paperless URL die vollständige Adresse Ihrer Instanz ein, zum Beispiel https://paperless.ihre-domain.de – inklusive „https://" und ohne Seitenpfad dahinter.
API-Token einfügen
Fügen Sie den kopierten Token in das Feld API Token ein. Das Feld ist maskiert und zeigt den Wert aus Sicherheitsgründen nicht im Klartext an.
Speichern und prüfen
Klicken Sie unten auf Einstellungen speichern. Sobald eine URL hinterlegt ist, erscheint der Link Paperless öffnen. Öffnen Sie anschließend unter Finanzen → Firmen-Dashboard → Papierloses Büro – bei erfolgreicher Verbindung sehen Sie neben dem Titel den grünen Hinweis Live mit Paperless verbunden und Ihre Dokumente werden geladen.
Optionale Einstellungen
- WaWi Tag-ID / Verarbeitet Tag-ID: Zwei Tag-Nummern aus Paperless für den Rechnungs-Workflow der Warenwirtschaft – der erste Tag kennzeichnet zu verarbeitende Dokumente, der zweite fertig verarbeitete.
- Gemini AI (Rechnungserkennung): Hinterlegen Sie in der Karte daneben einen Gemini API Key und wählen Sie ein Modell (empfohlen: Gemini 2.0 Flash). Damit analysiert die KI Ihre Rechnungen – Grundlage für den Rechnungsimport und den KI-Lieferanten-Sync im Papierlosen Büro. Den Key erstellen Sie über den Link API Key erstellen (Google AI Studio).
Fehlermeldung „Paperless ist noch nicht verbunden"
Diese Meldung erscheint im Papierlosen Büro, solange URL oder Token fehlen. Erscheint stattdessen „Verbindung zu Paperless fehlgeschlagen", prüfen Sie, ob die URL korrekt und die Instanz aus dem Internet erreichbar ist und ob der Token noch gültig ist.
Häufige Fragen
Brauchen meine Mitarbeiter eigene Paperless-Zugänge?
Nein. PersonalCockpit greift mit dem hinterlegten Token zentral auf Paperless zu. Wer das Papierlose Büro sehen darf, steuern Sie über die Berechtigungen VIEW_PAPERLESS_OFFICE und MANAGE_PAPERLESS_OFFICE in PersonalCockpit.
Gilt die Anbindung für alle Module gleichzeitig?
Ja. Papierloses Büro, der Rechnungsimport der Warenwirtschaft und die Zahlungsübersicht nutzen dieselben Zugangsdaten – Sie richten die Verbindung nur einmal ein.
Was passiert, wenn ich den Token in Paperless lösche?
Die Verbindung bricht ab und im Papierlosen Büro erscheint eine Fehlermeldung. Erstellen Sie in Paperless einen neuen Token und tragen Sie ihn erneut in den Einstellungen ein.
Ist die KI-Anbindung Pflicht?
Nein. Ohne Gemini-Key funktionieren Suche, Filter, Bearbeitung und Bereitstellen vollständig. Nur die KI-Funktionen (Rechnungserkennung und die automatische Anreicherung neuer Lieferanten mit Stammdaten) benötigen den Key.
Tipp: Änderungen sind sofort aktiv
Nach dem Speichern ist keine weitere Aktivierung nötig – öffnen Sie einfach das Papierlose Büro und klicken Sie dort bei Bedarf auf Aktualisieren.