Ein Brief durchläuft einen festen Lebenszyklus: Entwurf → Versiegelt → Signatur angefordert → Signiert. Beim Versiegeln wird der Brief endgültig als PDF erzeugt, mit einer SHA-256-Prüfsumme versehen und ist danach unveränderlich. Anschließend ordnen Sie ihn einem Mitarbeiter zu und fordern bei Bedarf die Unterschrift an. Alle Aktionen erfordern die Berechtigung Briefe verwalten (MANAGE_LETTERS) – Administratoren immer.
Die vier Statuswerte
- Entwurf – frei bearbeitbar, Platzhalter noch nicht ersetzt.
- Versiegelt – als PDF (Version 1) eingefroren, unveränderlich, mit SHA-256-Prüfsumme.
- Signatur angefordert – der zugeordnete Mitarbeiter wurde zum Unterschreiben aufgefordert.
- Signiert – der Mitarbeiter hat unterschrieben; es existiert eine neue, signierte Version.
So versiegeln Sie einen Brief und fordern die Unterschrift an
Entwurf öffnen und versiegeln
Öffnen Sie den Brief unter Briefe und klicken Sie auf Versiegeln. Betreff und Inhalt dürfen nicht leer sein. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Jetzt versiegeln – die Platzhalter werden in diesem Moment durch echte Daten ersetzt.
Prüfsumme kontrollieren
Nach dem Versiegeln zeigt der Brief die SHA-256-Prüfsumme, das Versiegelungsdatum und die Dokument-ID an – beides steht auch im PDF selbst ("Versiegelt am …"). Über PDF öffnen prüfen Sie das Ergebnis.
Mitarbeiter zuordnen
Klicken Sie auf Mitarbeiter zuordnen (bzw. Neu zuordnen), wählen Sie die Person und bestätigen Sie mit Zuordnen. Der Brief erscheint damit in der Personalakte des Mitarbeiters (Bereich "Dokumente", Kategorie "Briefe", nur für ihn sichtbar), und er wird per Push und E-Mail benachrichtigt. Die Zuordnung ist erst nach dem Versiegeln möglich.
Signatur anfordern
Klicken Sie auf Signatur anfordern. Der Button erscheint nur bei versiegelten, noch nicht signierten Briefen mit zugeordnetem Mitarbeiter. Der Status wechselt auf Signatur angefordert, der Mitarbeiter erhält erneut Push und E-Mail.
Unterschrift abwarten
Sobald der Mitarbeiter unterschreibt, wechselt der Status auf Signiert, eine neue Version entsteht und Sie werden als Ersteller per Push und E-Mail benachrichtigt ("Dokument wurde unterschrieben").
Unveränderlichkeit, Versionen und Audit-Trail
Versiegelte Briefe sind unveränderlich: Die PDF-Datei wird schreibgeschützt abgelegt (write-once), und jeder Speicherversuch am Inhalt wird mit der Meldung "Versiegelte Briefe sind unveränderlich." abgelehnt. Die Unterschrift erzeugt eine neue Version – das versiegelte Original (Version 1) bleibt vollständig erhalten. Im Bereich Versionen der Detailansicht sehen Sie jede Version mit Art (Versiegelt/Signiert), Zeitstempel und eigener SHA-256-Prüfsumme und können sie einzeln als PDF öffnen.
Der Verlauf (Audit-Trail) protokolliert revisionssicher, wer wann was getan hat – inklusive IP-Adresse: Entwurf angelegt, Entwurf bearbeitet, Versiegelt, Mitarbeiter zugeordnet, Signatur angefordert, Unterschrieben, Geöffnet (jedes Öffnen des PDFs wird erfasst) sowie Nach Paperless übertragen bzw. Paperless-Sync fehlgeschlagen.
Paperless-Sync
Ist in den Einstellungen ein Paperless-Token hinterlegt, werden versiegelte und signierte Versionen automatisch in eine Übertragungswarteschlange gelegt und an Ihr Paperless-Archiv übergeben. Ohne konfigurierten Token findet kein Sync statt.
Hinweis zur elektronischen Unterschrift
Die Unterschrift ist eine gezeichnete, elektronische Unterschrift, die kryptografisch an die SHA-256-Prüfsumme des versiegelten Dokuments gebunden wird. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Klären Sie bei formbedürftigen Dokumenten (z. B. Kündigungen), ob zusätzlich eine handschriftliche Unterschrift auf Papier nötig ist.
Häufige Fragen
Kann ich einen versiegelten Brief noch korrigieren?
Nein. Versiegelte Briefe sind unveränderlich. Erstellen Sie bei Fehlern einen neuen Brief – mit einer Vorlage geht das schnell.
Kann ich den Brief einem anderen Mitarbeiter zuordnen?
Ja, über Neu zuordnen. Das Dokument wandert dann in die Akte des neuen Mitarbeiters, und dieser wird benachrichtigt. Jede Umordnung steht im Audit-Trail.
Warum ist "Signatur anfordern" ausgegraut oder nicht sichtbar?
Der Button erscheint nur, wenn der Brief den Status Versiegelt hat und bereits einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Andernfalls erhalten Sie die Meldung "Bitte zuerst einem Mitarbeiter zuordnen."
Wozu dient die SHA-256-Prüfsumme?
Sie ist der digitale Fingerabdruck der PDF-Datei. Ändert sich auch nur ein Zeichen im Dokument, ändert sich die Prüfsumme – so lässt sich jederzeit nachweisen, dass das Dokument seit der Versiegelung unverändert ist. Die Unterschrift des Mitarbeiters wird an genau diese Prüfsumme gebunden.
Kann der Mitarbeiter auch ohne Anforderung unterschreiben?
Ja. Sobald ein versiegelter Brief zugeordnet ist, sieht der Mitarbeiter in seiner Akte den Button "Jetzt unterschreiben" – auch ohne ausdrückliche Signatur-Anforderung.