Im Bereich Lohndaten der Mitarbeiter-Akte pflegen Sie Gehalt, Sonderzahlungen und Arbeitgeberabgaben eines Mitarbeiters. Die Daten sind direkt mit dem Kalkulationscenter verknüpft und fließen dort in Ihre Personalkosten-Kalkulation ein.
Berechtigung
Diese Funktion sehen nur Nutzer mit der Berechtigung Mitarbeiter verwalten – Administratoren immer. Der Bereich erscheint erst, wenn der Mitarbeiter gespeichert wurde.
Lohndaten bearbeiten
Mitarbeiter-Akte öffnen
Navigieren Sie zu Mitarbeiter (Bereich "Team & Zeit"), wählen Sie das Teammitglied und klicken Sie im Bereichsmenü auf Lohndaten.
Verknüpfung prüfen
Erscheint der Hinweis "Keine Lohndaten verknüpft", öffnen Sie das Kalkulationscenter → "Personalkosten & PSF" und klicken beim Mitarbeiter auf "Übernehmen", um den Kalkulator-Datensatz zu verknüpfen.
Bezüge eintragen
Füllen Sie die Felder im Abschnitt Bezüge aus – vom monatlichen Grundgehalt bis zu Weihnachts- und Urlaubsgeld (Details siehe unten).
Arbeitgeberabgaben (optional) überschreiben
Tragen Sie nur dann Jahreswerte für KV, PV, AV, RV, BG, U1/U2 oder INS ein, wenn Sie die automatische Systemberechnung ersetzen möchten. Leer lassen = automatische Berechnung im Kalkulator.
Speichern
Klicken Sie auf Lohndaten speichern. Das System bestätigt mit "Lohndaten gespeichert".
Die Felder im Abschnitt "Bezüge"
- Grundgehalt (monatlich, €) – das feste Bruttomonatsgehalt.
- Umlage KK (%) – der Umlagesatz der Krankenkasse des Mitarbeiters.
- Anwesenheitsmonate – Anzahl der Monate im Jahr, die in die Kalkulation eingehen (z. B. bei unterjährigem Eintritt).
- Urlaubstage – wird automatisch mit den Stammdaten abgeglichen (siehe Hinweis unten).
- Weihnachtsgeld (€) und Urlaubsgeld (€) – jährliche Sonderzahlungen.
- Sonstige Bezüge (monatlich / jährlich, €) – weitere regelmäßige Zahlungen.
- Steuerfrei (monatlich / jährlich, €) – steuerfreie Bezüge, z. B. Sachbezüge.
Arbeitgeberabgaben überschreiben
Standardmäßig berechnet der Kalkulator die Arbeitgeberabgaben automatisch. Für Sonderfälle können Sie jeden Posten als festen Jahresbetrag (€/Jahr) überschreiben: KV (Krankenversicherung), PV (Pflegeversicherung), AV (Arbeitslosenversicherung), RV (Rentenversicherung), BG (Berufsgenossenschaft), U1/U2 (Umlagen) und INS (Insolvenzgeldumlage). Löschen Sie den Wert wieder, gilt erneut die automatische Berechnung.
Automatischer Abgleich mit den Stammdaten
Urlaubstage, Soll-Stunden und Beschäftigungsart werden automatisch mit dem Reiter Stammdaten bzw. App-Einstellungen der Akte abgeglichen – es gilt immer die zuletzt gespeicherte Änderung. Pflegen Sie diese Werte daher an einer Stelle und nicht doppelt.
Häufige Fragen
Warum sehe ich "Keine Lohndaten verknüpft"?
Für den Mitarbeiter existiert noch kein Kalkulator-Datensatz. Öffnen Sie das Kalkulationscenter, Reiter "Personalkosten & PSF", und klicken Sie beim Mitarbeiter auf "Übernehmen" – danach erscheinen die Felder im Lohndaten-Bereich.
Sind das die Daten für die offizielle Lohnabrechnung?
Nein. Die Lohndaten dienen der internen Kalkulation Ihrer Personalkosten im Kalkulationscenter. Die eigentliche Lohnabrechnung erstellt weiterhin Ihr Steuerberater oder Lohnbüro.
Kann der Mitarbeiter seine Lohndaten selbst sehen?
Nein. Der Bereich Lohndaten wird nur Nutzern mit der Berechtigung Mitarbeiter verwalten angezeigt; am eigenen Profil ohne diese Berechtigung ist er nicht sichtbar.
Was passiert, wenn ich einen Überschreibungs-Wert wieder entferne?
Ein geleertes Feld bedeutet: Der Kalkulator berechnet diesen Abgabenposten wieder automatisch nach den Systemregeln.