PersonalCockpit kann beliebig viele Postfächer gleichzeitig überwachen – zum Beispiel info@, termine@ und bewerbung@. Ein Konto übernimmt den Versand (Versand-Konto), alle anderen holen nur den Eingang ab. Diese Verwaltung finden Sie unter E-Mail im Tab Einstellungen, Abschnitt E-Mail-Konten. Diesen Abschnitt sehen nur Nutzer mit der Berechtigung Alle E-Mails – Administratoren immer.
Ein neues Konto anlegen
Konto hinzufügen
Klicken Sie auf Konto hinzufügen. Vergeben Sie einen Anzeigenamen (z. B. „Empfang") und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld).
Posteingang (IMAP) eintragen
Geben Sie Host, Port (Standard 993), Benutzer, Passwort und den Ordner (Standard INBOX) ein und aktivieren Sie bei Bedarf SSL. Mit Verbindung testen prüfen Sie die Zugangsdaten sofort – das Ergebnis erscheint direkt unter dem Formular.
Versand (SMTP) eintragen
Tragen Sie Host, Port (Standard 587), Benutzer und Passwort ein. Die Option SSL (Port 465) aktivieren Sie nur bei Port 465. Auch hier gibt es einen eigenen Button Verbindung testen. Beim späteren Bearbeiten gilt: Passwortfeld leer lassen bedeutet „unverändert".
Sichtbarkeit festlegen (optional)
Mit der Rollen-Beschränkung sieht nur die gewählte Rolle den Eingang dieses Kontos (leer = alle Rollen). Alternativ wählen Sie unter Mitarbeiter-Zuweisung einzelne Personen aus – dann sehen nur diese (und Nutzer mit dem Recht Alle E-Mails) das Postfach.
Speichern
Prüfen Sie den Haken Konto aktiv (wird abgerufen) und klicken Sie auf Konto speichern. Ihr erstes Konto wird automatisch zum Versand-Konto.
Versand-Konto wechseln
In der Kontoliste zeigt das Kennzeichen Versand das aktuelle Versand-Konto; alle anderen tragen Nur Eingang. Mit dem Button Versand an einem anderen Konto wechseln Sie das Versand-Konto. Der Button Versand aus am aktiven Konto deaktiviert den Versand über Ihr Postfach – dann läuft der Versand über den globalen Standard-Absender des Systems.
Weitere Aktionen pro Konto: Bearbeiten (Stift-Symbol) und Löschen (Papierkorb-Symbol, mit Sicherheitsabfrage). Deaktivierte Konten erkennen Sie am Kennzeichen Inaktiv – sie werden nicht abgerufen. Eine Rollen-Beschränkung oder die Zahl zugewiesener Mitarbeiter wird ebenfalls als Kennzeichen angezeigt.
Versand-Diagnose bei Problemen
Kommt eine E-Mail nicht mit der erwarteten Absenderadresse an, klicken Sie auf Versand-Diagnose. Das Fenster zeigt den Live-Zustand auf dem Server: welche Absenderadresse und welcher Mailserver tatsächlich verwendet werden und ob der Versand über Ihr Postfach läuft. Läuft er nicht über Ihr Postfach, nutzt das System den globalen Ersatz-Absender – prüfen Sie in dem Fall die SMTP-Zugangsdaten des Versand-Kontos.
Wichtig: Nur ein Versand-Konto
Es kann immer nur ein Konto versenden. Antworten und neue Nachrichten aus dem Posteingang gehen stets über das aktuelle Versand-Konto – unabhängig davon, in welchem Postfach die ursprüngliche Nachricht eingegangen ist.
Häufige Fragen
Wie viele Konten kann ich anlegen?
Beliebig viele. Jedes aktive Konto wird beim Abrufen berücksichtigt; nur eines übernimmt den Versand.
Warum sehen manche Mitarbeiter ein Postfach nicht?
Prüfen Sie beim Konto die Rollen-Beschränkung und die Mitarbeiter-Zuweisung. Ist eine von beiden gesetzt, sehen nur die berechtigten Personen den Eingang – Nutzer mit dem Recht Alle E-Mails und Administratoren sehen ihn immer.
Muss ich beim Bearbeiten das Passwort erneut eingeben?
Nein. Lassen Sie das Passwortfeld leer, bleibt das gespeicherte Passwort unverändert.
Kann ich ein Konto behalten, aber vorübergehend stilllegen?
Ja. Entfernen Sie im Bearbeiten-Fenster den Haken Konto aktiv (wird abgerufen). Das Konto bleibt gespeichert, wird aber nicht mehr abgerufen und trägt das Kennzeichen Inaktiv.