Als Mitarbeiter finden Sie Ihre Unterlagen an zwei Stellen: Allgemeine und Ihnen zugewiesene Dokumente liegen im Bereich Dokumente der Hauptnavigation. Briefe, die die Personalverwaltung Ihnen zustellt, finden Sie zusätzlich in Ihrer Personalakte – dort können Sie sie direkt am Bildschirm unterschreiben, per Maus oder mit dem Finger auf dem Smartphone.
So werden Sie informiert
Wird Ihnen ein Dokument zugewiesen, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung („Neues Dokument"). Bei zugestellten Briefen und Unterschrifts-Anforderungen kommen zusätzlich E-Mails („Neues Dokument in deiner Personalakte" bzw. „Unterschrift angefordert"). Neue Dokumente tragen die Markierung Neu, und der Menüpunkt „Dokumente" zeigt die Anzahl ungelesener Dokumente an.
Dokumente einsehen
Bereich „Dokumente" öffnen
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dokumente. Sie sehen alle öffentlichen Dokumente Ihres Salons und alle, die Ihnen persönlich zugewiesen wurden – als Kacheln oder Tabelle, filterbar nach Kategorie, Monat und Jahr.
Dokument öffnen
Ein Klick auf die Kachel oder das Augen-Symbol öffnet die Datei in einem neuen Browser-Tab. Beim ersten Öffnen verschwindet die Neu-Markierung und der Zähler in der Navigation zählt herunter.
Zugestellte Briefe öffnen und unterschreiben
Eigene Personalakte öffnen
Klicken Sie unten in der Navigation auf Ihren Namen und wählen Sie Stammdaten. Ihre Personalakte öffnet sich.
Bereich „Dokumente" wählen
Wechseln Sie im Bereichsmenü der Akte auf Dokumente („Briefe, Status & Unterschrift"). Sie sehen alle Ihnen zugestellten Briefe mit Betreff, Versionsnummer, Versiegelungsdatum, Status und der SHA-256-Prüfsumme.
PDF öffnen
Klicken Sie auf PDF öffnen, um das Dokument in einem neuen Tab zu lesen.
Unterschreiben starten
Klicken Sie auf Jetzt unterschreiben. Der Button erscheint bei Dokumenten im Status Versiegelt oder Signatur angefordert – und nur in Ihrer eigenen Akte.
Unterschrift zeichnen
Zeichnen Sie Ihre Unterschrift im Feld „Hier unterschreiben" – am Computer mit der Maus, am Smartphone oder Tablet mit dem Finger. Über Unterschrift löschen können Sie neu ansetzen.
Verbindlich bestätigen
Klicken Sie auf Verbindlich unterschreiben. Das System erstellt eine neue, signierte Version des Dokuments; der Status wechselt auf Signiert, und die Person, die den Brief erstellt hat, wird benachrichtigt.
Gut zu wissen
- Ihre Unterschrift ist an das Dokument gebunden. Sie wird mit der SHA-256-Prüfsumme des versiegelten Originals verknüpft und als neue Version gespeichert. Das Original bleibt unverändert erhalten.
- Nur Sie können unterschreiben. Ausschließlich der zugeordnete Mitarbeiter selbst darf ein Dokument signieren – niemand sonst, auch keine Vorgesetzten.
- Sie sehen nur Ihre eigenen Dokumente. Entwürfe der Personalverwaltung erscheinen nicht in Ihrer Akte – nur versiegelte, Ihnen zugestellte Briefe.
- Unterschreiben ist endgültig. Eine abgegebene Unterschrift lässt sich nicht zurückziehen. Lesen Sie das PDF daher vor dem Unterschreiben vollständig.
Erst lesen, dann unterschreiben
Öffnen Sie das PDF immer zuerst über PDF öffnen und prüfen Sie den Inhalt. Bei Fragen zum Dokument wenden Sie sich vor dem Unterschreiben an Ihre Vorgesetzten.
Häufige Fragen
Ich sehe den Button "Jetzt unterschreiben" nicht – warum?
Der Button erscheint nur bei Dokumenten im Status "Versiegelt" oder "Signatur angefordert" und nur, wenn Sie Ihre eigene Akte geöffnet haben. Bereits signierte Dokumente können nicht erneut unterschrieben werden.
Kann ich meine Unterschrift korrigieren?
Vor dem Absenden ja: Klicken Sie auf "Unterschrift löschen" und zeichnen Sie neu. Nach dem Klick auf "Verbindlich unterschreiben" ist die Unterschrift endgültig gespeichert.
Was bedeutet die lange Zeichenkette "SHA-256 …" unter dem Dokument?
Das ist die Prüfsumme – der digitale Fingerabdruck des versiegelten PDFs. Sie belegt, dass das Dokument seit der Versiegelung nicht verändert wurde. Ihre Unterschrift wird genau an diesen Fingerabdruck gebunden.
Kann ich das unterschriebene Dokument herunterladen?
Ja. Nach dem Unterschreiben öffnet "PDF öffnen" automatisch die signierte Version – inklusive Ihrer abgedruckten Unterschrift.
Warum finde ich ein zugestelltes Dokument auch im Bereich „Dokumente"?
Beim Zustellen eines Briefes legt das System automatisch einen Eintrag in Ihrer Dokumenten-Übersicht an (Kategorie „Briefe", privat für Sie). Beide Stellen zeigen dieselbe Datei – unterschreiben können Sie nur in der Personalakte.