In der Kundenakte halten Sie alles fest, was Ihr Team über einen Kunden wissen sollte: Jede Notiz wird automatisch mit Datum, Uhrzeit und Verfasser gespeichert — so weiß jede Kollegin und jeder Kollege sofort, wer was wann notiert hat.
Notiz hinzufügen
Kunde finden
Öffnen Sie Kalender → Kunden und suchen Sie den Kunden über das Suchfeld (Name, E-Mail oder Telefon).
Kundenakte öffnen
Klicken Sie auf den Kunden in der Liste — die Kundenakte öffnet sich.
Tab „Notizen" wählen
Wählen Sie in der Navigation links den Punkt Notizen. Dort finden Sie das Eingabefeld „Neue Notiz hinzufügen" sowie alle gespeicherten Notizen und Dokumente.
Notiz speichern
Text eingeben und auf Notiz speichern klicken. Die Notiz erscheint sofort unter Gespeicherte Notizen — mit Zeitstempel und Ihrem Namen. Über das Papierkorb-Symbol lässt sich eine Notiz wieder löschen.
Drei Orte für Hinweise — wofür welcher?
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Notizen (Tab „Notizen")
Für das laufende Kundentagebuch: einzelne, chronologische Einträge mit Datum und Verfasser. Ideal für Rezepturen, Beobachtungen und Absprachen.
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Interne Notiz (Tab „Stammdaten")
Ein allgemeines Freitextfeld unter Hinweise für dauerhafte Infos wie Allergien oder Vorlieben — direkt in den Stammdaten sichtbar.
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Buchungs-Warnung (Tab „Stammdaten")
Aktivieren Sie unter Hinweise die Buchungs-Warnung mit eigenem Hinweistext, wird dieser bei der Terminbuchung angezeigt — z.B. „Hat beim letzten Mal nicht bezahlt".
Dokumente zum Kunden speichern
Im selben Tab laden Sie über Dokument hochladen Dateien in die Akte — etwa Beratungsprotokolle, Einverständniserklärungen oder Fotos. Jede Datei wird mit Datum gelistet und kann heruntergeladen oder über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.
Was sollten Sie notieren?
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Allergien & Unverträglichkeiten
Wichtig für Behandlungen: „Verträgt keine ammoniakhaltigen Farben"
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Rezepturen & Behandlungshistorie
„Rezeptur Juni: 7.1 + 8.1 (1:1) mit 6 % Oxyd, 35 Min. Einwirkzeit", „Nacken kurz rasiert"
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Vorlieben
„Trinkt gern Cappuccino ohne Zucker", „Liebt Kopfmassage", „Mag es ruhig"
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Besonderheiten
„Kommt immer mit Tochter", „Bevorzugt Termine vormittags"
Für das ganze Team sichtbar — und im Protokoll dokumentiert
Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf die Kundenverwaltung sehen die Notizen. So ist jeder informiert, auch wenn die Stammfriseurin mal nicht da ist. Jede Notiz erscheint zusätzlich im Tab Protokoll der Kundenakte — zusammen mit Terminen, E-Mails und Telefonaten in einer chronologischen Historie.